Мы будем изучать работу с СУБД на примере, рассмотренном на предыдущей лекции.

Проектируемая база данных должна содержать три следующие таблицы.

Первичный ключ у этой таблицы – «номер заказа».

Первичный ключ у таблицы клиенты - поле «код клиента».

Первичный ключ – «код продукта».

При разработке базы данных сначала создаются макеты таблиц, а затем таблицы наполняются данными. Создание макетов таблиц рассмотрим на примере создания макета таблицы «Клиенты».

1. В окне базы данных щелкнуть на закладке «Таблицы» и щелкнуть по кнопке «Создать».
2. Выделить строчку «Конструктор» и нажать ОК.
3. В первой строке столбца «Имя поля» набрать имя «Код клиента» и нажать на клавишу «Таб».
4. В столбце «Тип данных» выбрать из списка «Числовой», а внизу в строке «Размер поля» должно стоять «Длинное целое». Если это не так, надо щелкнуть мышкой в этой строке и выбрать из списка «Длинное целое». Затем надо удалить нолик из строки «Значение по умолчанию».

Щелкнуть в строке «Обязательное поле» и выбрать из списка «Да».

Щелкнуть в строке «Индексированное поле» и выбрать из списка «Да(Совпадения не допускаются)». На этом создание поля «Код клиента» можно считать законченным.

Аналогично создаётся следующее поле «Наименование», только тип данных будет «Текстовый».

Ну и наконец, третье поле «Адрес» тоже имеет тип данных «Текстовый», только размер поля лучше установить равным 80 символам.

Когда все поля созданы, надо указать какие поля входят в первичный ключ. Для этого их надо выделить. Нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl, подвести указатель мыши слева от имени выделяемого поля и когда он примет вид утолщенной жирной стрелки направленной вправо щелкнуть левой кнопкой. Необходимо прощелкать по тем полям, которые входят в первичный ключ.

Так как в создаваемой таблице первичный ключ состоит всего из одного поля «Код клиента», то нажимать Ctrl нет необходимости.

После того как поля первичного ключа выделены, необходимо в панели инструментов щелкнуть по кнопке с изображением ключа. После этого слева от имен полей, входящих в первичный ключ, должно появиться изображение ключа.

Заключительный этап состоит в присвоении таблице имя. Для этого нажать в панели инструментов на кнопку «Сохранить», ввести имя таблицы «Клиенты» и на ОК.

Аналогичным образом создаются и макеты двух других таблиц.

В таблице «Продукты» поле «Цена» имеет тип «Числовой», а размер поля устанавливается «одинарное с плавающей точкой».

В таблице «Заказы» поле «Количество» имеет размер «одинарное с плавающей точкой», а поле «Дата» имеет тип «Дата/время» и размер поля «Краткий формат даты».

Схема данных и её создание

Схема данных является графическим отображением логической структуры данных и активно используется системой в процессе работы с базой данных. При любой обработке данных из нескольких взаимосвязанных таблиц система использует установленные в схеме данных связи, освобождая пользователя от необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи при конструировании многотабличных объектов. Схема данных графически отображается в своём окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями.

Две таблицы называются связанными, если у них имеются одноименные поля. Одноименные поля – это такие поля, которые содержат совершенно одни и те же данные. Так таблицы «Заказы» и «Клиенты» связаны друг с другом одноименным полем «Код клиента».

Для двух связанных таблиц существует понятие главной и подчиненной таблицы. ГЛАВНОЙ из двух связанных таблиц является та, которую можно заполнять новыми данными независимо от другой. Например, из таблиц «Заказы» и «Клиенты» главной является таблица «Клиенты».

Чтобы установить связи необходимо сделать следующее.

1. С помощью меню «Сервис/Схема данных» открыть окно, в котором выделить все взаимосвязанные таблицы (клавишу Ctrl надо держать нажатой) и нажать на кнопку «Добавить», а потом на кнопку «Закрыть».
2. Должно появиться окно с изображением таблиц. Если между таблицами есть линии, соединяющие одноименные поля, значит программа автоматически установила связи. Если этих линий нет, надо установить связи вручную. Сначала мышкой перетащить таблицы в новые места, для того, чтобы появившиеся линии не пересекали таблиц (в нашем случае надо расположить таблицы так, чтобы таблица «Заказы» была между двумя другими таблицами).
3. Подвести указатель мыши к одноименному полю в главной таблице, нажать левую кнопку и, не отпуская ее, перетащить поле к такому же полю подчиненной таблицы, после чего отпустить левую кнопку. В появившемся окне поставить галочку у пункта «Обеспечение целостности данных» и нажать на кнопку «Создать».
4. После установки всех необходимых связей надо закрыть окно «Схема данных», подтвердив сохранение схемы.

Контрольные вопросы

1. Как создаются поля в макете таблиц Access?

2. Как включить поля в первичный ключ?

3. Что такое схема данных и как она создаётся?