Если таблица содержит большое количество записей, то поиск определённой записи путём последовательного просмотра всей таблицы мало эффективен. Вместо этого можно воспользоваться инструментом поиска, который вызывается через меню «Правка\Найти».

Но прежде чем его вызывать, необходимо сначала открыть таблицу или соответствующую форму и щелкнуть по тому полю, по которому будет производиться поиск. После этого появится окно «Поиск и замена».

На закладке «Поиск» в поле «Образец» надо набрать то, что необходимо найти и нажать на кнопку «Найти далее». Если такое значение будет найдено, то это значение будет выделено в таблице, а в форме произойдёт перемещение к найденной записи. Если ещё раз нажать на кнопку «Найти далее» то поиск будет продолжен далее. В конце концов, появится окошко с сообщением «Поиск записей в приложении завершён. Образец не найден».

Если это сообщение появится сразу, то это будет означать отсутствие в таблице запрашиваемых данных.

Если надо заменить одни данные на другие, то это можно сделать на закладке «Замена». Там есть кнопки «Найти далее», «Заменить» и «Заменить всё». В соответствующих полях необходимо указать какие данные ищутся и на какие данные их надо заменить.

Фильтрация данных

В случае, когда необходимо оперативно просмотреть определенные записи в какой-либо таблице применяют фильтр. Фильтр – это набор условий, которым должна удовлетворять запись, чтобы быть выведенной на экран.

1. «фильтр по выделенному».

Если в таблице щелкнуть мышкой по какой-либо ячейке с данными и открыть меню Записи/Фильтр/”Фильтр по выделенному”, то в таблице будут видны только те записи, в которых значение соответствующего поля будет совпадать со значением поля той ячейки, по которой был произведен щелчок. Например, если в таблице «Заказы» щелкнуть по ячейке с кодом продукта равным 400, и применить фильтр по выделенному, то в таблице будут видны только те записи, у которых код продукта равен 400.

2. Фильтр по исключенному.

Если необходимо просмотреть все записи, за исключением тех, которые удовлетворяют некоторому условию, необходимо применить фильтр по исключенному. Для этого надо щелкнуть по ячейке, содержащей значение поля, по которому записи должны быть исключены из таблицы и воспользоваться меню Записи/Фильтр/Исключить выделенное.

3. Расширенный фильтр.

Более сложные критерии фильтрации можно задать с помощью расширенного фильтра. Для этого нужно нажать в панели инструментов на кнопку «Изменить фильтр», а затем на кнопку «Очистить бланк». Если в появившемся бланке щелкнуть в каком либо поле, то в нем можно набрать условие с клавиатуры или выбрать значение поля из списка.

Например, если мы хотим просмотреть записи содержащие «Количество» заказанных продуктов более 10 кг., то, введя в поле «Количество» условие вида «>10» и нажав на кнопку «Применение фильтра» мы увидим в таблице только соответствующие записи.

Если же нам нужно просмотреть записи с кодамиклиентов 10, 20 и 30, то это можно сделать так. Щелкнуть в поле «Код клиента» и выбрать из списка значение 10, затем щелкнуть по ярлыку «Или» (находится на бланке внизу) и в поле «Код клиента» выбрать из списка значение 20, после чего щелкнуть по следующему ярлыку «Или» и в поле «Код клиента» выбрать из списка значение 30. Если теперь нажать на кнопку «Применение фильтра» мы увидим в таблице только записи клиентов с кодами 10,20 и 30.

Таким образом, можно отобрать записи, удовлетворяющие любому критерию.

Если к таблице уже применен какой-либо фильтр, то ничто не мешает применить еще раз фильтрацию к отфильтрованным данным.

Если к таблице применен фильтр, то в строке состояния таблицы появляется запись «(Фильтр)».

Сортировка записей

1. Сортировка записей в таблице. Если выделить столбец таблицы и нажать на кнопку «Сортировка по возрастанию», то все записи будут расположены в порядке, соответствующем возрастанию значений выделенного поля. Если нажать на кнопку «Сортировка по убыванию», то записи будут расположены по убыванию значения выделенного поля.

2. Чтобы вернуть таблице прежний вид, т.е. чтобы на экране отображались все записи, нужно отменить действие фильтра. Это можно сделать через меню Записи/Удалить фильтр или нажать в панели инструментов кнопку с подсказкой «Удалить фильтр».

Контрольные вопросы

4. Как осуществляется поиск данных в таблице?

5. Как можно заменить в таблице одни данные на другие с помощью инструмента поиска данных?

6. Что такое фильтрация данных?

7. Что такое фильтр по выделенному и как им пользоваться?

8. Что такое фильтр по исключённому и как им пользоваться?

9. Что такое расширенный фильтр и как им пользоваться?

10. Можно ли применить фильтр к уже отфильтрованной таблице?

11. Что такое сортировка записей?

12. Как будут располагаться записи в таблице, если была осуществлена сортировка по текстовому полю с условием «Сортировка по убыванию»?

13. Как удалить фильтр после окончания сортировки?