Форма представляет из себя некоторый интерактивный бланк, через который может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, пользователь имеет возможность добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения полей, получать расчётные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, проверка ограничений на доступ к данным.

Кнопочные формы могут быть созданы при помощи мастера кнопочных форм или в режиме конструктора. В последнем случае у разработчика имеются самые широкие возможности для создания формы любой сложности. Возможен также случай, когда часть формы создаётся с помощью мастера формы, а оставшаяся часть – в режиме конструктора.

Для создания формы надо переключится на отображение объектов «Формы», щелкнуть по кнопке «Создать» и выделить одну из строчек: мастер форм, автоформа: в столбец, автоформа: ленточная,… и т.п. В зависимости от того, в каком виде вы хотите получить расположение полей на форме. После этого в нижней части окна из раскрывающегося списка надо выбрать имя той таблицы, для которой будет создаваться форма. Если будет выделена строка «мастер форм», то в процессе создания формы можно будет самостоятельно выбирать некоторые элементы формы, в противном случае форма будет создана автоматически.

Элементы управления формы

При создании формы в режиме конструктора вместе с бланком формы появляется панель элементов, содержащая различные элементы управления, которые могут быть использованы при создании формы. Перечислим наиболее используемые элементы с их характеристиками:

• надпись – создание текстов, постоянных заголовков, примечаний;
• поле – установление связи с полем таблицы или запроса, а также создание вычисляемых полей.
• группа переключателей – размещение набора флажков, переключателей или выключателей;
• переключатель – выбор альтернативных значений;
• флажок – выбор набора из возможных значений;
• поле со списком – объединение поля и раскрывающегося списка значений, которые могут вводиться как непосредственно в поле, так и выбором из списка;
• список – создание постоянно отображаемого списка значений, которые являются единственным источником ввода данных в поле;
• кнопка – создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнен переход по записям, открыта форма, напечатан отчёт и другие функции;
• рисунок – отображение нередактируемого рисунка;
• вкладка – создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления;
• подчинённая форма – вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источником основной части формы;
• линия – разграничение разделов в форме.

Применение полей различных типов

Подчинённые таблицы характеризуются тем, что в них надо заполнять поля сведениями, уже имеющимися в других таблицах. Например, в таблице «Заказы» есть поля «Код клиента» и «Код продукта», которые надо заполнять данными, уже имеющимися в таблицах «Клиенты» и «Продукты». Для заполнения таких полей форма может предоставить список уже имеющихся данных и пользователю останется только выбрать нужное значение из списка.

Поля формы могут быть двух типов:

• поля первого типа заполняются вводом значений с клавиатуры;
• поля второго типа содержат список возможных значений, из которого и производится выбор конкретного значения поля. Поля второго типа называются полями со списком.

При создании формы для подчинённых таблиц рациональным будет воспользоваться услугами мастера форм для создания полей первого типа и режимом конструктора для создания полей второго типа.

После того как с помощью мастера будут созданы поля первого типа, надо открыть форму в режиме конструктора. Допустим, мы создаём форму для таблицы «Заказы» и нам надо добавить поля со списком для внесения данных в поля «Код клиента» и «Код продукта». Сделать это можно следующим образом.

1. Щелкнуть по кнопке «Поле со списком» в панели элементов, подвести указатель мыши в то место области данных, где надо разместить поле со списком и щелкнуть левой кнопкой.
2. В появившемся окне отметить пункт «объект поле со списком будет использовать значения из таблицы или запроса» и нажать «Далее». Выбрать из списка таблицу «Клиенты» и снова на кнопку «Далее». Появится окно, в котором надо поле «Наименование» переместить в список «Выбранные поля» и нажать на кнопку «Далее».
3. В появившемся окне прочитать второй абзац указаний и выполнить его, после чего нажать на кнопку «Далее».
4. Поставить точку у пункта «Сохранить в поле», выбрать из списка поле «Код клиента» и нажать кнопку «Далее». Появится окно, где необходимо задать подпись для создаваемого поля (назовем его «Клиент») и нажать на кнопку «Готово».
5. То же самое надо проделать для поля «Код продукта».

Кнопочное меню

Работа с приложением пользователя станет более упорядоченной, если при его запуске открывается окно приложения, в котором имеется собственное меню с необходимыми только для приложения командами, без доступа к окну базы данных и к командам инструментальных средств Access.

Для получения такого окна приложения, имеющего только собственное меню, можно воспользоваться командой «Вид\Панели инструментов\Настройка». Затем снять флажки всех стандартных панелей Access. Для снятия флажка панели «Строка меню» необходимо предварительно установить в окне свойств этой строки флажок «Отображение и скрытие».

Для создания панели меню приложения в окне настройки панелей инструментов необходимо выбрать команду «Создать». Присвоить новой панели название, например, «Меню приложения», вместо имени по умолчанию.

Далее для формирования иерархического меню приложения необходимо подготовить несколько подменю на панели команд приложения. Для этого на вкладке «Команды» следует выбрать категорию «Новое меню» и переместить с помощью мыши команду «Новое меню» на создаваемую панель приложения. Аналогичные действия необходимо повторить для создания других подменю в формируемой строке меню приложения.

Щелкнув правой кнопкой мыши можно перейти к переименованию подменю.

Для формирования списка команд каждого подменю необходимо в окне настройки панелей инструментов перейти на вкладку «Команды».

В зависимости от формируемого набора команд, выберите нужную категорию и их предложенного списка «Команды» выберите нужную и переместите её с помощью мыши в соответствующее подменю.

При необходимости можно указать любую форму, открываемую по умолчанию при запуске приложения вместо кнопочной формы.

Контрольные вопросы

1. Что такое форма и какие типы форм вы знаете?

2. Что такое кнопочная форма?

3. Какими способами можно создать форму?

4. Как создаётся форма в режиме конструктора?

5. Для чего служит элемент управления «надпись»?

6. Для чего служит элемент управления «поле»?

7. Для чего служит элемент управления «поле со списком»?

8. Для чего служит элемент управления «список»?

9. Для чего служит элемент управления «кнопка»?

10. Для чего служит элемент управления «группа переключателей»?

11. Для чего служит элемент управления «подчинённая форма»?

12. Для чего служит элемент управления «вкладка»?

13. Для чего служит элемент управления «рисунок»?

14. Как создаётся поле со списком для заполнения данными подчинённой таблицы, данными из главной таблицы?

15. Как создать кнопочное меню пользователя?